ใบความรู้
บทบาท ความหมาย และการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ
ความหมายของเทคโนโลยีสารสนเทศ
ปัจจุบันคำว่า “เทคโนโลยีสาระสนเทศ” หรือเรียกสั้นๆว่า “ไอที” (IT) นั้น มักนำมาใช้งานอย่างกว้างขวาง เกือบทุกวงการล้วนเห็นความสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศกันแทบทั้งสิ้น หรืออาจเรียกว่า โลกแห่งยุคไอทีนั้นเอง ในความเป็นจริง คำว่าเทคโนโลยีสาระสนเทศนั้น ประกอบด้วยคำว่า “เทคโนโลยี” และคำว่า “สารสนเทศ” มารวมกันโดยแต่ละคำมีความหมายดังนี้
เทคโนโลยี ( Technology ) คือการประยุกต์ความรู้ด้านวิทยาศาสตร์มาใช้ให้เกิดประโยชน์ ที่เกี่ยวข้องกับการผลิต การสร้างวิธีการดำเนินงาน และรวมถึงอุปกรณ์ต่างๆ ที่ไม่ได้มีในตามธรรมชาติ โลกแห่งเทคโนโลยียุคนี้ทำให้มนุษย์ได้รับสิ่งอำนวยความสะดวกจากเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้กับการดำเนินชีวิตประจำวันมากมายนับไม่ถ้วน
สารสนเทศ ( Information ) คือผลลัพธ์ที่เกิดจากการประมวลผลข้อมูลดิบ
(Rau data ) ด้วยการรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ และนำมาผ่านกระบวนการประมวลผล ไม่ว่าจะเป็นการจัดกลุ่มข้อมูล การเรียงลำดับข้อมูล การคำนวณและสรุปผล จากนั้นก็นำมาเสนอในรูปแบบของรายงานที่เหมาะสมต่อการใช้งานที่ก่อเกิดประโยชน์การดำเนินชีวิตของมนุษย์ ไม่ว่าจะเป็นด้านของชีวิตประจำวัน ข่าวสาร ความรู้ด้านวิชาการ ธุรกิจ
เมื่อนำคำว่า เทคโนโลยี และ สารสนเทศ รวมเข้าไว้ด้วยกันแล้ว จึงสรุปความหมายโดยรวมได้ว่า เทคโนโลยีสารสนเทศ ( Information technology ) คือการประยุกต์ความรู้ทางด้านวิทยาสาสตร์มาจัดการสารสนเทศที่ต้องการ โดยอาศัยเครื่องมือทางเทคโนโลยีใหม่ๆ เช่น เทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์ เทคโนโลยีด้านเครือข่ายโทรคมนาคมและการสื่อสาร ตลอดจนอาศัยความรู้ในกระบวนการดำเนินงานสารสนเทศในขั้นตอนต่างๆ ตั้งแต่การแสวงหา การวิเคราะห์ การจัดเก็บ รวมถึงการจัดการเผยแพร่และแลกเปลี่ยนสารสนเทศด้วย เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพความถูกต้องแม่นยำ และความรวดเร็วทันต่อการนำมาใช้ประโยชน์ได้นั่นเอง
การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ
การแสวงหา การวิเคราะห์และการจัดเก็บข้อมูล จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีทาง ด้านคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยเพื่อให้เกิดความรวดเร็วและแม่นยำ ในทำนองเดียวกันเทคโนโลยีทางด้านเครือข่ายการสื่อสารและโทรคมนาคมสามารถช่วยให้การเผยแพร่และแลกเปลี่ยนสารสนเทศทำได้ทั่วถึงมากยิ่งขึ้น
{ 1 }
การจัดเก็บข้อมูล
การจัดเก็บข้อมูล หมายถึง การเก็บรักษาข้อมูลเพื่อการบริหาร โดยการเก็บไว้ในรูปแบบต่างๆ ไม่ว่าจะทำด้วยมือ ซึ่งเป็นแฟ้ม เอกสารหรือ ด้วยคอมพิวเ ตอร์ ในรูปของแฟ้มข้อมูลในระบบแฟ้มข้อมูล พอจะแบ่งเป็น 7 ประเภท
1. แฟ้มข้อมูลหลัก เป็นเพื่อที่เก็บข้อมูลที่บรรจุข้อมูลหลักซึ่งอาจจะแยกออกเป็น แต่ละงาน
2. แฟ้มข้อมูลย่อย เป็นแฟ้มที่รวบรวมขึ้นมาใหม่ล่าสุดสำหรับการปรับข้อมูลหลักให้ เป็นปัจจุบัน
3. แฟ้มดัชนี เป็นแฟ้มเก็บดัชนีคล้ายๆกับบัตรรายการ
4. แฟ้มตารางอ้างอิง เป็นการรวบรวมข้อมูลที่ใช้อ้างอิง สำหรับตรวจสอบความถูก ต้องเกี่ยวกับมาตรฐาน
5. แฟ้มข้อมูลสรุป เป็นแฟ้มของการรวบรวมข้อมูลโดยสรุปเพื่อนำ เสนอรายงานต่อไป
6. แฟ้มข้อมูลเก่า เป็นแฟ้มที่ใช้สำหรับการเปรียบเทียบ
7. แฟ้มข้อมูลสำรอง ในการจัดเก็บข้อมูลโดยสรุปข้อมูลความปลอดภัยป้องกันความ สูญหายของข้อมูลในการดำเนินการจัดเก็บข้อมูลสารสนเทศ ได้แก่ การจำแนก การจัดเรียง หรือการจัดเก็บตาม
{ 2 }
การประมวลผล
การประมวลผล(Data Processing) เป็นการประมวลผลทางข้อมูลเป็นการนำข้อมูล ที่เก็บรวบรวมได้มาผ่านกระบวนการต่าง ๆ เพื่อแปรสภาพข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการ เรียกว่า ข้อมูลสนเทศหรือสารสนเทศ (Information)
Information คือ ผลลัพธ์ที่ได้จากข้อมูลที่ได้รวบรวมและนำเข้าสู่กระบวนการประมวลผล ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้นี้ สามารถนำไปใช้เป็นแนวทางในการวิเคราะห์ทิศทาง หรือการตัดสินใจได้ทันที
Data คือ ข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น ซึ่งเราเรียกว่า "ข้อมูล"
Processing คือ กระบวนการประมวลผล เรียกสั้นๆ ว่า "Process"
แผนภาพแสดงลำดับการประมวลผลข้อมูล
{ 3 }
ในขั้นตอนการประมวลนั้น ก็ต้องมี หน่วยรับเข้าก่อน ต่อมาก็ประมวลข้อมูลที่รับเข้าและส่งผ่านไปยังหน่วยส ่งออกข้อมูลต่อๆ
การแสดงผล
หน่วยแสดงผล (Output Unit) ทำหน้าที่แสดงผลลัพธ์จากคอมพิวเตอร์ โดยมากจะแบ่งออกเป็น 2 ประเภท
1. หน่วยแสดงผลชั่วคราว (Soft Copy)
หมายถึงการแสดงผลออกมาให้ผู้ใช้ได้รับทราบในขณะนั้น แต่เมื่อเลิกการทำงานหรือเลิกใช้แล้วผลนั้นก็จะหายไป ไม่เหลือเป็นวัตถุให้เก็บได้ ถ้าต้องการเก็บผลลัพธ์นั้นก็สามารถส่งถ่ายไปเก็บในรูปของข้อมูลในหน่วยเก็บข้อมูลสำรอง เพื่อให้สามารถใช้งานได้ในภายหลัง ได้แก่
จอภาพ (Monitor)
อุปกรณ์ฉายภาพ (Projector)
1. หน่วยแสดงผลถาวร (Hard Copy)
หมายถึงการแสดงผลที่สามารถจับต้อง และเคลื่อนย้ายได้ตามต้องการ มักจะออกมาในรูปของกระดาษ ซึ่งผู้ใช้สามารถนำไปใช้ในที่ต่าง ๆ หรือให้ผู้ร่วมงานดูในที่ใด ๆ ก็ได้ อุปกรณ์ที่ใช้ เช่น
เครื่องพิมพ์ (Printer)
เครื่องพลอตเตอร์ (Plotter)
{ 4 }
การสื่อสารและเครือข่าย
การติดต่อสื่อสารข้อมูลสมัยใหม่นี้ มีรากฐานมาจากความพยายามในการเชื่อมต่อระหว่างคอมพิวเตอร์กับคอมพิวเตอร์ โดยอาศัยระบบสื่อสารที่มีอยู่แล้ว เช่น โทรศัพท์ ดังนั้นการสื่อสารข้อมูลจึงอยู่ในขอบเขตที่จำกัด ต่อมาเมื่อมีการใช้คอมพิวเตอร์มากขึ้น ความต้องการในการติดต่อระหว่างคอมพิวเตอร์หลายเครื่องในเวลาเดียวกัน ที่เรียกว่า ระบบเครือข่าย (Network) ได้รับการพัฒนาให้ดีขึ้นเป็นลำดับ
ในตอนเริ่มต้นของยุคสื่อสาร เมื่อประมาณ พ.ศ. 2513-2515 ความต้องการใช้คอมพิวเตอร์ร่วมกันมีมากขึ้น แต่คอมพิวเตอร์ยังมีราคาสูงมาก เมื่อเทียบกับอุปกรณ์สื่อสารที่มีอยู่แล้วบางอย่าง การสื่อสารด้วยระบบเครือข่ายในระยะนั้นจึงเน้นการใช้คอมพิวเตอร์ที่ศูนย์คอมพิวเตอร์เป็นผู้ให้บริการแก่ผู้ใช้ปลายทางหลายคน เพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายของระบบ
ต่อมาเมื่อถึงยุคสมัยของไมโครคอมพิวเตอร์ พบว่าขีดความสามารถในด้านความเร็วของการทำงานของเมนเฟรม มีความเร็วมากกว่า 10 เท่า เมื่อเทียบกับไมโครคอมพิวเตอร์ตัวที่ดีที่สุด แต่ราคาของเมนเฟรมแพงกว่าไมโครคอมพิวเตอร์หลายพันเท่า การใช้ไมโครคอมพิวเตอร์จึงแพร่หลายและกระจายออกไป การสื่อสารจึงกลายเป็นระบบเครือข่ายแบบกระจาย กล่าวคือ แทนที่จะออกแบบให้เครื่องคอมพิวเตอร์ปลายทางต่อกับเมนเฟรม ก็เปลี่ยนเป็นระบบเครือข่ายที่ใช้คอมพิวเตอร์ต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์แทน
บทบาทของเทคโนโลยีสารสนเทศ
1. เทคโนโลยีสารสนเทศ มีบทบาทสำคัญต่อการพัฒนาประเทศในด้านต่างๆ ตัวอย่าง เช่นการศึกษา เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้การค้นหาข้อมูล ทางด้านการศึกษาง่ายขึ้น และกว้างขวางอย่างไร้ขีดจำกัด ผู้เรียนมีความสะดวกมากขึ้นในการค้นคว้าวิจัยต่างๆ
2. การดำเนินชีวิตประจำวัน ทำให้มีความคล่องตัวและความสะดวกเร็วมากขึ้นกิจกรรมต่างๆ ที่เกิดขึ้นในชีวิตระจำวันก็สามารถทำได้หลายๆ อย่างในเวลา เดียวกัน หรือใช้เวลาน้อย เป็นต้น
3. การดำเนินธุรกิจ ทำให้มีการแข่งขันกันระหว่างธุรกิจมากขึ้น ทำให้มีการพัฒนาองค์กรเพื่อให้ทันกับข้อมูลข่าวสารอยู่ตลอดเวลา ส่งประโยชน์ให้ ประเทศชาติมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
4. อัตราการขยายตัวที่เพิ่มขึ้นรวดเร็ว เพราะการติดต่อสื่อสารที่เจริญก้าวหน้าและ ทันสมัยในปัจจุบัน จึงทำให้โลกของเราเป็นโลกไร้พรมแดน
5. ระบบการทำงาน เพราะจะต้องมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ในการทำงานมากขึ้นและงานบางอย่างที่มนุษย์ไม่สามารถทำได้ก็มีการใช้คอมพิวเตอร์ เข้ามาทำงานแทน